Vereinseintragung und Vereinsverwaltung: So wirds gemacht

Echte Karnevalisten denken im Frühjahr und im Sommer häufig sehnsüchtig an den Karneval bzw. die Fastnacht zurück und zählen die Tage, bis endlich wieder der 11. November. Nicht selten treffen Freunde und Bekannte gerade in diesen Monaten den Entschluss, einen eigenen Karnevalsverein zu gründen.

Denn dieser Schritt bietet eigene Vorteile: So sind Vorstand und Mitglieder vor der Haftung geschützt. Zugleich ist ein eingetragener Verein (e.V.) eine juristische Persönlichkeit und kann als solche Klagen führen, Eigentum erwerben und vor allem Veranstaltungen ausrichten. Zugleich darf sie Geld verdienen. Die Vereinsgründung bietet zudem den Vorzug, dass sie relativ günstig ist, denn es muss nicht extra ein Startkapital zur Verfügung gestellt werden. Doch die Gründer erwartet trotzdem einige Verwaltungsarbeit.

Ganz gleich, ob man in Deutschland einen Schützenverein, einen Fußballclub oder eben einen Karnevalsverein gründet – die gesetzlichen Bestimmungen sind im Prinzip immer gleich. Nötig ist eine Gründungsversammlung, an der wenigstens sieben künftige Mitglieder des Vereins anwesend sein müssen. Auf dieser wird die Vereinssatzung verabschiedet, die unter anderen den Zweck des Vereins beschreibt. Im Internet gibt es viele Mustersatzungen, die einen absichern, hierbei einen Fehler zu machen. Die Satzung muss von den wenigstens sieben Gründungsmitgliedern unterzeichnet werden.

Anschließend geht es zur Wahl des Vorstands: Zu besetzen sind ein Vorsitzender, ein Stellvertreter, ein Kassenwart sowie einige Beisitzer. Weiter Mitglieder können optional benannt werden. Während der Gründungsversammlung muss zudem ein Protokoll geführt werden, was später vom Protokollanten sowie dem neu gewählten Vorsitzenden unterzeichnet wird. Stimmkarten, eine Kopie der Satzung und weitere wichtige Dokumente sind dem Protokoll beizulegen.

Die Eintragung des Vereins

Der Verein wird in das zuständige Register der jeweiligen Gemeinde eingetragen. Zumeist liegt dieses im Rathaus aus. Dieser Schritt ist praktisch immer von einem Notar zu bestätigen. Hierbei entstehen Kosten. Der Anmeldung für das Vereinsregister müssen das Original der Gründungssatzung, das Protokoll der Versammlung sowie alle Adressen der Vorstandsmitglieder beigelegt werden.

Zu bedenken ist zudem, dass der Verein spätestens jetzt eine Postanschrift benötigt. Aus Gründen der Einfachheit nimmt man hierfür vorerst die Adresse des Vorsitzenden. Bei der Erstanmeldung des Vereins müssen zudem alle Vorstandsmitglieder im Rathaus erscheinen und die Dokumente abgeben. Hierbei gilt es, die Ausweispapiere bereitzuhalten. Einige Wochen nach der offiziellen Anmeldungen erfolgt der postalische Bescheid, dass der Verein in das Register eingetragen worden ist.

Die richtige Software-Lösung kann das Leben erheblich vereinfachen

Schon bei der Gründung des Vereins wird deutlich, dass eine Vielzahl von Dokumenten erbracht werden müssen, um diesen Akt überhaupt zu vollziehen. Die Vereinsverwaltung wird auch anschließend nicht einfacher: Der Vorstand muss regelmäßig zu Sitzungen laden, zugleich muss er dem Staat gegenüber über Einnahmen und Ausgaben Rechenschaft ablegen. Darüber hinaus müssen Mitgliedsbeiträge gebucht und eine Buchführung angelegt werden. Immer wieder müssen außerdem offizielle Schreiben aufgesetzt werden, die zum Beispiel notwendig werden, um während der Fastnachtzeit Lokalitäten für Prunksitzungen zu mieten.

Eine spezialisierte Vereinssoftware zur Vereinsverwaltung ist aus diesem Grund eine sinnvolle Anschaffung. Sie standardisiert und automatisiert den Großteil der Verwaltungsaufgaben. Darüber hinaus hilft sie dabei, keine wichtigen Termine oder Verpflichtungen zu vergessen.

Etablierte Vereine regeln die Verwaltung oft noch wie vor 20 oder 30 Jahren. Diejenigen, die den Umstieg auf eine Software gemacht haben, berichten von erheblichen Arbeitsentlastungen. Unter dem Strich profitieren die Vereine auch finanziell deutlich, denn Kalkulationen sowie Buchungen (die Standardfeatures einer solchen Software sein sollten) geschehen wesentlich einfacher sowie präziser.

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Über Schambes

Ich bin Klaus Müller-Stern, war vor drei Jahren exakt 2x 11 Jahre jung. In Mainz geboren bin ich nicht, aber auch nicht in Wiesbaden! Seit 12 Jahren lebe ich hier und bin jedes Jahr in der Kampagne dabei. Als Mitautor in diesem Online-Magazin lasse ich meiner Begeisterung für die Mainzer Fastnacht freien (närrischen) Lauf.

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